Webdesign für Personaldienstleister — die Stellenbörse ist das Herzstück

Was wir für Personaldienstleister bauen

Hier entscheidet die Technik über das Ergebnis, nicht die Gestaltung. Vier Bausteine:

Ohne Auszeichnung bleibt die Stellenbörse eine Insel

Für einen Personaldienstleister ist die Stellenbörse kein Unterpunkt der Website, sondern ihr eigentlicher Zweck. Und an ihr entscheidet sich technisch mehr als gestalterisch.

Jobsuchmaschinen und die Stellensuche der großen Suchanbieter übernehmen Anzeigen automatisch von Unternehmensseiten. Das funktioniert aber nur, wenn die Anzeige technisch als Stellenanzeige ausgezeichnet ist — mit Berufsbezeichnung, Ort, Anstellungsart, Veröffentlichungs- und Ablaufdatum in einem definierten Format.

Fehlt diese Auszeichnung, passiert nichts. Die Anzeige steht auf der eigenen Seite und wird von den Portalen nicht erfasst. Für einen Betrieb, dessen Geschäft an Bewerberreichweite hängt, ist das eine erhebliche Lücke — und sie fällt nicht auf, weil nichts kaputt aussieht.

Drei Details entscheiden zusätzlich über die Qualität dieser Übernahme. Das Ablaufdatum muss gepflegt sein, sonst stehen besetzte Stellen monatelang weiter in den Portalen und erzeugen Bewerbungen ins Leere. Die Berufsbezeichnung muss der üblichen Bezeichnung entsprechen, nicht einer internen. Und der Ort muss der Einsatzort sein, nicht die Niederlassung.

Diese Arbeit ist unsichtbar und wirkt stärker als jede gestalterische Überarbeitung.

So gehen wir vor

Kein Paket von der Stange. Der Ablauf richtet sich nach Bewerbermanagementsystem, Bewerberstruktur und Geschäftsmodell — die Reihenfolge bleibt dieselbe.

Die Bewerbung muss ohne Lebenslauf funktionieren

Der zweite große Verlustpunkt liegt im Bewerbungsformular — und dort in einer einzigen Anforderung: dem Lebenslauf als Datei.

Wer gewerbliche Stellen besetzt, erreicht Menschen, die eine Anzeige abends auf dem Handy sehen. Ein aktueller Lebenslauf als Datei auf diesem Gerät ist die Ausnahme, nicht die Regel. Wer ihn verlangt, filtert nicht nach Eignung, sondern nach Büroausstattung — und verliert genau die Gruppe, die am dringendsten gesucht wird.

Der Weg, der funktioniert, ist kurz: Name, Telefonnummer, gewünschte Tätigkeit, abschicken. Das dauert unter zwei Minuten und lässt sich mit einer Hand erledigen. Alles Weitere — Qualifikationen, Verfügbarkeit, Unterlagen — klärt der Rückruf am nächsten Werktag.

Ein zweiter Weg sollte daneben stehen: eine Telefonnummer, gut sichtbar und direkt wählbar. Ein spürbarer Teil der Bewerber ruft lieber an, als zu schreiben.

Für kaufmännische und höher qualifizierte Positionen kann der Lebenslauf optional angeboten werden — als Möglichkeit, nicht als Bedingung.

Die Wirkung dieser Änderung ist in der Regel deutlich messbar. Betriebe, die den Pflicht-Lebenslauf entfernen, sehen häufig eine Vervielfachung der eingehenden Bewerbungen — bei einem Anteil unpassender Bewerbungen, der sich mit einem kurzen Telefonat klären lässt.

Mehrsprachigkeit ist hier keine Zusatzleistung

In kaum einer Branche ist der Anteil von Bewerbern ohne fließende Deutschkenntnisse so hoch wie in der Arbeitnehmerüberlassung — und in kaum einer wird so selbstverständlich davon ausgegangen, dass die Website auf Deutsch reicht.

Dabei entscheidet sich an der Sprache, ob jemand den Weg überhaupt findet. Eine Stellenanzeige, die nicht verstanden wird, führt zu keiner Bewerbung, auch wenn die Person fachlich passt.

Welche Sprachen relevant sind, lässt sich aus den eigenen Daten ablesen — die Bewerberstruktur der letzten zwei Jahre gibt die Antwort. In vielen Betrieben sind Polnisch, Rumänisch, Türkisch, Ukrainisch oder Arabisch relevant, häufig auch Englisch als Verkehrssprache.

Entscheidend ist die Vollständigkeit des Wegs. Eine übersetzte Startseite, nach der das Bewerbungsformular wieder deutsch ist, bricht die Kette an der wichtigsten Stelle. Übersetzt gehören: Stellenanzeigen, Bewerbungsformular, Bestätigungsseite und die automatische Eingangsbestätigung.

Von maschineller Übersetzung raten wir bei den Stellenanzeigen ab. Arbeitszeiten, Vergütung, Anforderungen und Einsatzort müssen präzise sein — Ungenauigkeiten führen zu Missverständnissen, die im Einsatz teuer werden. Zwei fachlich übersetzte Sprachen sind mehr wert als acht maschinelle.

Technisch gehört jede Sprache unter eine eigene Adresse mit entsprechenden Verweisen — sonst entsteht keine eigenständig auffindbare Fassung, und die Portale können sie nicht getrennt erfassen.

Bewerberdaten sind besonders geschützt

Bewerbungsunterlagen enthalten regelmäßig Angaben, die über normale Kontaktdaten weit hinausgehen: Atteste und Gesundheitsangaben, Hinweise auf Herkunft und Staatsangehörigkeit, gelegentlich Angaben zur Religionszugehörigkeit, Zeugnisse, Fotos.

Für Personaldienstleister kommt hinzu, dass diese Daten in großer Zahl anfallen und häufig an Auftraggeber weitergegeben werden — ein Vorgang, der eigene Anforderungen mit sich bringt.

Technisch nötig sind: eine verschlüsselte Übertragung des Formulars, eine Ablage, die nicht per E-Mail durch das Haus wandert, ein Zugriffskonzept, und definierte Löschfristen mit einem Ablauf, der sie auch tatsächlich umsetzt.

Besonders häufig übersehen wird der Bewerberpool. Unterlagen über den konkreten Vorgang hinaus aufzubewahren, ist eine eigene Verarbeitung und braucht eine eigene Einwilligung — die aktiv erteilt werden muss und widerrufbar ist.

Ein weiterer Punkt betrifft die Weitergabe an Auftraggeber: Welche Daten gehen wann an wen, und weiß der Bewerber das? Eine klare Formulierung im Hinweis erspart später Diskussionen.

Wir richten diese Technik ein und setzen die Anforderungen um. Die konkrete rechtliche Ausgestaltung — Fristen, Rechtsgrundlagen, Formulierungen — gehört mit dem eigenen Datenschutzbeauftragten oder einer fachkundigen Beratung geklärt.

Selbstcheck: Wo verlierst Du Bewerbungen?

Acht Aussagen aus der Praxis. Die Auswertung erscheint sofort — es werden keine Daten übertragen.

Der zweite Bereich: die Seite für Auftraggeber

Eine Website in dieser Branche bedient zwei Gruppen, und die zweite wird meist stiefmütterlich behandelt: Unternehmen, die Personal suchen.

Diese Gruppe liest anders. Ein Personalleiter oder Einkäufer prüft, ob der Anbieter belastbar ist — und sucht dafür Nachweise, nicht Formulierungen.

Was er sucht und meist nicht findet: die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung mit der erteilenden Stelle. Angaben zur Tarifbindung. Zertifizierungen und Verbandsmitgliedschaften. Referenzen mit Angabe der Branche und der Art der besetzten Stellen — nicht als Logoleiste, sondern mit Substanz.

Dazu der Ablauf: Wie schnell kommt ein erster Vorschlag? Wie läuft die Einsatzsteuerung? Was passiert, wenn jemand ausfällt? Wer ist der feste Ansprechpartner?

Diese Angaben ersetzen kein Verkaufsgespräch, aber sie entscheiden darüber, ob es zustande kommt. Ein Einkäufer, der drei Anbieter vergleicht, sortiert nach solchen Kriterien vor.

Gestalterisch sollten beide Bereiche klar getrennt sein — mit einem eindeutigen Einstieg direkt auf der Startseite. Wer Bewerber und Unternehmen auf denselben Seiten mit denselben Texten anspricht, erreicht keinen von beiden richtig.

Wer die Anzeigen pflegt, entscheidet über die Qualität

Eine Stellenbörse ist kein Bauprojekt, sondern ein laufender Betrieb. Anzeigen kommen dazu, werden besetzt, ändern sich — und genau daran scheitert es in vielen Betrieben.

Das häufigste Problem sind verwaiste Anzeigen: Stellen, die längst besetzt sind, stehen weiter online. Das erzeugt Bewerbungen ins Leere, kostet Bearbeitungszeit und hinterlässt bei Bewerbern den Eindruck, dass hier niemand aufräumt.

Technisch lösbar ist das über ein Ablaufdatum je Anzeige und eine Anbindung an das Bewerbermanagementsystem, sodass eine besetzte Stelle automatisch verschwindet. Wo diese Anbindung nicht möglich ist, braucht es einen festen wöchentlichen Ablauf mit einer zuständigen Person.

Der zweite Punkt betrifft die Qualität der Anzeigentexte. Angaben zu Vergütung, Arbeitszeiten und Einsatzort erhöhen die Zahl passender Bewerbungen deutlich — und sie sind bei vielen Portalen inzwischen Voraussetzung für eine gute Platzierung.

Diese Zuständigkeit gehört vor dem Start mit einem Namen versehen. Eine technisch einwandfreie Stellenbörse, die niemand pflegt, ist nach sechs Monaten schlechter als eine einfache, die jemand betreut.

Was das kostet — und wo der Aufwand liegt

Eine Website mit Stellenbörse, Anbindung an das Bewerbermanagement, zwei bis drei Sprachen und einem eigenen Bereich für Auftraggeber liegt meist zwischen 12.000 und 28.000 Euro.

Der größte und am schwersten kalkulierbare Posten ist die Anbindung an das vorhandene Bewerbermanagementsystem. Manche Systeme bieten eine offene Schnittstelle, bei anderen ist der Aufwand erheblich, und in Einzelfällen ist ein Systemwechsel die wirtschaftlichere Lösung. Das gehört vor der Angebotserstellung geprüft, nicht danach.

Die Übersetzungen sind ein eigener Posten und sollten nicht am falschen Ende gespart werden. Fachliche Übersetzung zweier Sprachen kostet je nach Umfang einen niedrigen vierstelligen Betrag — gemessen an einer einzigen zusätzlich besetzten Stelle ist das schnell eingespielt.

Beurteilt wird das Ergebnis an zwei Größen: der Zahl eingehender Bewerbungen je Anzeige und der Abbruchquote im Bewerbungsformular. Beide lassen sich vorher und nachher messen, und beide reagieren auf die beschriebenen Änderungen in der Regel deutlich.

Wann wir abraten

Wenn das Bewerbermanagementsystem keine Schnittstelle bietet und ein Wechsel nicht in Frage kommt, raten wir zu einer kleineren Lösung. Eine Stellenbörse, die manuell gepflegt werden muss, ist in dieser Branche erfahrungsgemäß nach einem halben Jahr veraltet.

Auch wenn der Pflicht-Lebenslauf im Bewerbungsformular bleiben soll, halten wir uns zurück. Das ist der größte Einzelverlust im gesamten Bewerbungsweg, und ohne diese Änderung bringt der Rest deutlich weniger.

Ebenso, wenn keine Bereitschaft besteht, den Umgang mit Bewerberdaten sauber zu regeln. Wir bauen keine Formulare, die besonders geschützte Daten unverschlüsselt per E-Mail durch das Haus schicken.

Und wir setzen keine Mehrsprachigkeit über automatische Übersetzung um. Bei Stellenanzeigen mit Angaben zu Vergütung, Arbeitszeit und Anforderungen sind Ungenauigkeiten teuer — und sie fallen erst im Einsatz auf.

Häufige Fragen zu Websites für Personaldienstleister

Weitere Antworten zu Zusammenarbeit, Laufzeiten und Kanälen stehen in unseren häufigen Fragen.

Wer hinter dieser Seite steht

Stefan Fantobsky

Performance Marketing & Growth, SkyXmedia™

Betreut bei SkyXmedia™ unter anderem Personaldienstleister im Rheinland und im Ruhrgebiet — und entfernt dabei meist als Erstes den Pflicht-Lebenslauf aus dem Bewerbungsformular.

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